Avaliação de Documentos Rumo à Preservação da Memória
Institucional
O título acima é o lema da campanha de avaliação de documentos lançada no
passado dia 10 de Junho pelo Ministério da Função Pública, em Moçambique. As
cerimónias centrais do lançamento da campanha foram presididas pela Ministra da
Função Pública, Victória Diogo e tiveram lugar no distrito de Mecúfi, na
província de Cabo Delgado. A campanha de avaliação de documentos, como foi
referido na cerimónia de lançamento, visa garantir a guarda e acesso de documentos de
valor permanente, como os que servem para o uso científico e probatório.
A campanha terá a duração de 1 ano e será dirigida pelo Centro de Documentação
e Informação de Moçambique (CEDIMO).
A avaliação de documentos é uma acção que se enquadra nas normas e
procedimentos do Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) aprovado pelo
Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto. O Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto
alterou o anterior Sistema Nacional de Arquivos, passando a designar-se Sistema
Nacional de Arquivos do Estado (SNAE). O SNAE tem dois instrumentos para
operacionalização das suas normas e procedimentos: o Decreto nº 36/2007 aprovou
o Plano de Classificação de Documentos
para actividades-meio e aprovou também a tabela de temporalidade e destinação de documentos para actividades-meio
da Administração Pública.
A Tabela de temporalidade e de
destinação de documentos para actividades-meio da Administração Pública é o
instrumento que deverá sempre ser usado pelas comissões de avaliação de
documentos no processo de avaliação dos documentos, a todos os níveis da
Administração Pública.
É a Tabela de Temporalidade que
define prazos para a guarda e a destinação
de documentos. Nela estão definidos os
tipos e os conjuntos de documentos, gerados ou recebidos pelas instituições
no exercício da sua actividade, o prazo
de guarda, nas fases corrente e intermediária e o destino que se deve dar a esses documentos, podendo ser sua eliminação
ou sua guarda permanente.
A campanha de avaliação de documentos promovida pelo Ministério da Função
Pública consiste na análise dos
documentos arquivados nas instituições e na verificação dos prazos de guarda, com a consequente determinação do destino. O resultado da
campanha deverá ser a posterior guarda
permanente de alguns dos documentos e a destruição de outros. A destruição irá reduzir a massa documental
arquivada nas instituições públicas, ceder espaço para futuros documentos a gerar
ou a receber e facilitará o acesso aos documentos e arquivos para a boa
administração do sector público.
Para além do estudo do Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto, as comissões de
avaliação de documentos deverão consultar o Decreto nº 30/2001, de 15 de
Outubro para rever o conceito de arquivos
corrente e intermediário, nos
números 1, 2,3 e 4 do Artigo 90.
O Módulo POEMA Documentos e Arquivos
a ser lançado brevemente pelo Ministério da Educação será um valioso instrumento
de apoio à campanha de avaliação de documentos rumo à preservação da memória
institucional.
Clique aqui para consultar o Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto, que cria
o Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE).
Clique aqui para consultar o Decreto nº 30/2001, de 15 de
Outubro, que aprova as normas de funcionamento dos serviços da Administração
Pública.
Clique aqui para consultar a Tabela de temporalidade e destinação de
documentos para actividades-meio da Administração Pública.
